Як оцифрувати трудову книжку у 2026 році: покрокова інструкція та що змінилося після 10 червня
Щоб оцифрувати трудову книжку, відскануйте в кольорі всі заповнені сторінки (разом із титульною та вкладишами) у форматі PDF або JPEG до 1 МБ кожен файл і подайте їх до Пенсійного фонду одним із трьох способів: самостійно через вебпортал електронних послуг ПФУ з кваліфікованим електронним підписом, особисто в будь-якому сервісному центрі ПФУ або через роботодавця. Перехідний період офіційно завершився 10 червня 2026 року, але ПФУ продовжує приймати скан-копії й після цієї дати, а страховий стаж без оцифрування не втрачається.
Нижче — що змінилося після 10 червня 2026 року, кому оцифрування справді потрібне, покрокова інструкція подання через портал ПФУ, вимоги до сканів, як перевірити результат і що робити, якщо в електронній трудовій знайшли помилку.
Що таке оцифрування трудової книжки і навіщо воно потрібне
З 10 червня 2021 року в Україні діє Закон №1217-IX про облік трудової діяльності в електронній формі. Відтоді відомості про роботу зберігаються в Реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду — це і є так звана електронна трудова книжка. Оцифрування — це перенесення записів із паперової книжки до цього реєстру.
Навіщо це робити:
- захист від втрати документа. Паперова книжка може загубитися, згоріти, залишитися на окупованій території чи у ліквідованого роботодавця; електронні дані — ні;
- швидше оформлення пенсії. Коли стаж уже в реєстрі, ПФУ не потрібно роками перевіряти архівні довідки;
- доступ онлайн. Витяг зі своєю трудовою історією можна отримати в особистому кабінеті за кілька хвилин;
- менше паперової роботи для працівника й роботодавця під час працевлаштування.
Що змінилося після 10 червня 2026 року
Закон №1217-IX встановив п’ятирічний перехідний період для оцифрування — з 10.06.2021 до 10.06.2026. Водночас Пенсійний фонд офіційно повідомив, що подавати скан-копії можна і після 10 червня 2026 року. Ключові факти:
- штрафів для працівників і роботодавців за неподання сканів у строк чинне законодавство не передбачає;
- страховий стаж не зникає: періоди після 1 січня 2004 року вже є в реєстрі за звітністю роботодавців;
- стаж до 2004 року, якщо його не оцифрували, підтверджуватиметься оригіналом паперової книжки під час призначення пенсії;
- у Верховній Раді розглядали законопроєкт №14257 про подовження строку оцифрування на період воєнного стану та ще три роки після нього; у квітні 2026 року профільний комітет відправив його на доопрацювання.
Отже, дедлайн минув, але оцифрування не втратило сенсу — навпаки, для людей із тривалим стажем до 2004 року воно залишається найпростішим способом убезпечити свої пенсійні права.
Кому потрібно оцифрувати трудову книжку, а кому — ні
| Ситуація | Чи потрібно оцифровувати | Пояснення |
|---|---|---|
| Працюєте з тих пір, як отримали книжку до 2004 року | Так, найбільше | Періоди до 2004 року є лише в паперовій книжці |
| Почали працювати після 1 січня 2004 року | Бажано | Стаж уже є в реєстрі, але скан підтвердить посади, розряди, переведення |
| Працюючий пенсіонер | Бажано | Спростить перерахунок пенсії |
| Непрацюючий пенсіонер | Ні | Відомості вже є в пенсійній справі |
| Прийняті на роботу після 10.06.2021 без паперової книжки | Ні | Облік ведеться лише в електронному вигляді |
| Мешкаєте за кордоном | Так, онлайн | Портал ПФУ доступний з-за кордону за наявності КЕП |
3 способи оцифрувати трудову книжку
- Самостійно онлайн — через вебпортал електронних послуг ПФУ. Потрібен кваліфікований електронний підпис (КЕП). Найшвидший варіант, який працює й за кордоном.
- У сервісному центрі ПФУ — візьміть паспорт, ідентифікаційний код і оригінал трудової книжки. Звернутися можна до будь-якого сервісного центру, незалежно від місця реєстрації.
- Через роботодавця — якщо трудова книжка зберігається на роботі, скани подає кадрова служба. Після оцифрування роботодавець видає паперову книжку працівнику під підпис.
Як оцифрувати трудову книжку самостійно: покрокова інструкція
- Підготуйте скани всіх заповнених сторінок трудової книжки та вкладишів (вимоги — нижче).
- Увійдіть в особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг ПФУ за допомогою КЕП.
- Відкрийте розділ «Комунікації з ПФУ» у лівому меню й оберіть пункт «Відомості про трудові відносини».
- Заповніть загальні дані та поставте позначку про згоду на обробку персональних даних.
- Завантажте файли в хронологічному порядку: від титульної сторінки до останнього запису.
- Підпишіть звернення КЕП і натисніть «Відправити до ПФУ».
Разом із трудовою книжкою можна одразу додати інші документи, що підтверджують стаж: диплом, військовий квиток, свідоцтва про народження дітей (для періодів догляду), архівні довідки.
Вимоги до скан-копій трудової книжки
Найчастіше звернення повертають через неякісні файли. Щоб цього уникнути:
- скануйте оригінал, а не ксерокопію, і лише в кольорі;
- перевірте, що на кожному скані читаються печатки, підписи, дати та номери наказів;
- стискайте великі PDF, щоб кожен файл був до 1 МБ;
- не пропускайте сторінки з виправленнями та записами про нагородження — на них теж можуть бути важливі відомості;
- якщо скануєте смартфоном, використовуйте режим сканування документів, фотографуйте при денному світлі й без тіней;
- називайте файли зрозуміло: «Трудова_стор_01», «Вкладиш_стор_01» тощо.
Як перевірити, що трудову книжку оцифрували
- увійдіть в особистий кабінет на порталі ПФУ;
- у розділі «Мої звернення» знайдіть звернення «Скан-копія трудової книжки» — після опрацювання воно отримає статус «Виконано»;
- відкрийте розділ «Електронна трудова книжка» та звірте всі періоди роботи з паперовим оригіналом;
- за потреби сформуйте витяг «Відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб».
Якщо в електронних даних знайшли помилку або пропущений період, подайте до ПФУ нове звернення з поясненням і сканами підтвердних документів або зверніться до сервісного центру. Важливо: нове звернення можна подати лише після завершення опрацювання попереднього.
Способи подання: що обрати
| Спосіб | Що потрібно | Переваги | Недоліки |
|---|---|---|---|
| Вебпортал ПФУ | КЕП, скани | Швидко, з дому чи з-за кордону | Потрібно самостійно підготувати файли |
| Сервісний центр ПФУ | Паспорт, код, оригінал книжки | Скани роблять фахівці, можна поставити запитання | Потрібен візит, можливі черги |
| Через роботодавця | Книжка на зберіганні в роботодавця | Працівнику не потрібно нічого робити | Залежить від кадрової служби; обов’язку подавати скани в роботодавця немає |
Типові помилки під час оцифрування
- Подають не всі сторінки — пропускають вкладиш або сторінки з виправленнями.
- Чорно-білі чи розмиті скани — ПФУ не може прочитати печатки й дати.
- Завеликі файли — система не приймає документи понад 1 МБ.
- Не перевіряють результат — помилки в електронній трудовій потім доводиться виправляти під час оформлення пенсії.
- Віддають оригінал комусь «на оцифрування» — оригінал трудової книжки завжди має залишатися у вас або в роботодавця.
Детальніше про те, як стаж впливає на розмір пенсії, читайте в статті 40 років стажу: яка пенсія гарантована в Україні, а якщо пенсію отримуватиме інша людина — у матеріалі як оформити довіреність на пенсію.
Часті запитання
Чи можна оцифрувати трудову книжку після 10 червня 2026 року?
Так. Пенсійний фонд повідомив, що і роботодавці, і самі працівники можуть подавати скан-копії трудових книжок і після 10 червня 2026 року. Відповідальності за неподання сканів у встановлений строк чинні нормативні акти не передбачають.
Чи втрачу я стаж, якщо не оцифрую трудову книжку?
Ні, страховий стаж не втрачається. Стаж після 1 січня 2004 року вже є в реєстрі за звітністю роботодавців, а періоди до 2004 року підтверджуються паперовою трудовою книжкою. Але якщо книжку не оцифрувати і вона загубиться, підтвердити ранній стаж буде значно складніше — через архіви або суд.
Чи можна оцифрувати трудову книжку через Дію?
Основні офіційні способи — вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду з кваліфікованим електронним підписом (КЕП), зокрема Дія.Підписом, або особистий візит до сервісного центру ПФУ. Перш ніж користуватися іншими сервісами, перевірте на сайті ПФУ, чи вони офіційно приймають скани трудових книжок.
Скільки часу ПФУ обробляє трудову книжку?
Звернення розглядають у порядку загальної черги, тому строк залежить від навантаження на Пенсійний фонд. Статус видно в особистому кабінеті в розділі «Мої звернення»: після опрацювання він зміниться на «Виконано». Наступне звернення можна подати лише після завершення попереднього.
Чи потрібно оцифровувати трудову книжку пенсіонерам?
Непрацюючим пенсіонерам — ні: відомості про їхній стаж уже є в пенсійних справах. Працюючим пенсіонерам варто оцифрувати книжку, щоб спростити перерахунок пенсії.
Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку після оцифрування?
Так. Після оцифрування роботодавець видає паперову книжку працівнику під підпис. Зберігайте оригінал: він може знадобитися, якщо в оцифрованих даних знайдеться помилка або ПФУ попросить підтвердити окремі періоди.
Інформація актуальна станом на вересень 2026 року. Перевіряйте зміни в законодавстві на офіційному сайті Пенсійного фонду України.
