Реєстрація ПРРО покроково у 2026 році: форми 20-ОПП, 1-ПРРО, 5-ПРРО та перша зміна

Щоб зареєструвати ПРРО покроково, потрібно: 1) отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) для себе та касира; 2) подати в Електронному кабінеті платника форму №20-ОПП на торгову точку; 3) подати заяву №1-ПРРО про реєстрацію каси й дочекатися фіскального номера; 4) зареєструвати касира повідомленням №5-ПРРО з ідентифікатором його ключа; 5) обрати програму ПРРО, увійти ключем касира та відкрити першу зміну. Реєстрація безкоштовна, а форми можна подати як через Електронний кабінет, так і прямо з програми ПРРО.

Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) — це каса у смартфоні, планшеті чи комп’ютері, яка замінює звичайний касовий апарат. Нижче — хто зобов’язаний застосовувати ПРРО, що підготувати заздалегідь, як заповнити кожну форму, як відкрити першу зміну, що робити без інтернету та які помилки найчастіше затримують реєстрацію.

Хто повинен застосовувати ПРРО

Точний перелік винятків залежить від виду діяльності, тому перед реєстрацією варто перевірити свою ситуацію. Як обрати групу єдиного податку, пояснюємо в статті ФОП: як обрати правильну групу та систему оподаткування.

Що підготувати перед реєстрацією ПРРО

• КЕП ФОП або керівника — для входу в Електронний кабінет і підписання форм;
• КЕП касира — окремий ключ для роботи на касі (ФОП може бути касиром сам, але окремий ключ безпечніший);
• адресу торгової точки та її тип: магазин, кіоск, кафе, склад, місце проживання для виїзної торгівлі;
• смартфон, планшет чи комп’ютер з інтернетом, на якому працюватиме програма ПРРО;
• обрану програму ПРРО — безкоштовну від ДПС або комерційну.

Реєстрація ПРРО покроково

Крок 1. Отримайте КЕП для ФОП і касира

Кваліфікований електронний підпис безкоштовно видають кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг, зокрема ДПС та банки. Для касира зручно згенерувати окремий ключ: ним лише підписуються чеки, а ключ ФОП з доступом до звітності не потрапляє на касовий пристрій.

Крок 2. Зареєструйте торгову точку формою №20-ОПП

ПРРО завжди прив’язаний до господарської одиниці — місця, де відбуваються розрахунки. Тому спочатку податкова має знати про саму точку.

1. Увійдіть у Електронний кабінет платника за допомогою КЕП.
2. Відкрийте розділ «Введення звітності» та створіть документ за формою №20-ОПП (код бланка J/F1312007).
3. Вкажіть код ознаки надання інформації: 1 — новий об’єкт, 3 — зміни, 6 — закриття.
4. Оберіть тип об’єкта (магазин, кіоск, кафе, місце проживання тощо), вкажіть назву, повну адресу та стан об’єкта.
5. Перевірте форму, підпишіть КЕП і надішліть.
6. Дочекайтеся квитанції: у ній буде ідентифікатор об’єкта, який потрібен для наступного кроку.

Якщо форму №20-ОПП на цю точку вже подавали, але з того часу змінилася адреса чи назва, спершу подайте форму зі змінами — інакше дані в 1-ПРРО не збігатимуться і ДПС відмовить у реєстрації.

Крок 3. Зареєструйте ПРРО заявою №1-ПРРО

1. У тому ж розділі створіть заяву за формою №1-ПРРО (код бланка J/F1316604).
2. У пункті «Дія» позначте «Реєстрація».
3. Дані суб’єкта господарювання заповняться автоматично.
4. У розділі «Дані щодо господарської одиниці» вкажіть ідентифікатор об’єкта з квитанції до форми №20-ОПП, адресу та код КАТОТТГ з довідника. Ці дані друкуватимуться в чеку.
5. Вкажіть назву ПРРО (наприклад, «Каса 1») та за потреби локальний номер.
6. Підпишіть і надішліть. У квитанції ДПС буде фіскальний номер ПРРО.

Крок 4. Зареєструйте касира формою №5-ПРРО

• Створіть повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа (форма №5-ПРРО, код бланка J/F1391802).
• Позначте «Реєстрація», вкажіть ПІБ касира та ідентифікатор ключа — його можна переглянути у файлі сертифіката або в програмі, якою ви підписуєте документи.
• За потреби позначте, що касир є старшим касиром — він може відкривати й закривати зміни для інших касирів.
• Підпишіть і надішліть повідомлення.

Після опрацювання касир може входити в програму ПРРО своїм ключем. Дані в усіх трьох формах мають збігатися — розбіжності в адресі чи ідентифікаторі найчастіше стають причиною відмови.

Крок 5. Оберіть програму ПРРО і відкрийте першу зміну

• Встановіть програму ПРРО або відкрийте її вебверсію.
• Увійдіть ключем касира — програма підтягне зареєстровані на вас ПРРО.
• Оберіть касу за фіскальним номером і натисніть «Відкрити зміну».
• Додайте товари чи послуги та видайте перший фіскальний чек.
• Наприкінці дня закрийте зміну: формується Z-звіт, який автоматично передається до ДПС.

Багато комерційних програм ПРРО дозволяють подати форми 20-ОПП, 1-ПРРО та 5-ПРРО прямо зі свого інтерфейсу — тоді не потрібно окремо заходити в Електронний кабінет. Як налаштувати касу на смартфоні, розповідаємо в гайді налаштування мобільного РРО для ФОП на Android.

Безкоштовний ПРРО від ДПС чи комерційна програма

Для ФОП з невеликою кількістю продажів безкоштовного ПРРО від ДПС зазвичай достатньо. Якщо потрібні облік товарів, кілька кас чи продаж онлайн, зручніша комерційна програма.

Офлайн-режим: що робити без інтернету

ПРРО може працювати без зв’язку з податковою: програма формує чеки з резервними номерами, а після відновлення інтернету передає їх до ДПС. Безперервно в офлайні можна працювати до 36 годин, а сумарно — не більше 168 годин за календарний місяць. Тому під час тривалих відключень світла подбайте про павербанк для смартфона та резервний мобільний інтернет.

Типові помилки під час реєстрації ПРРО

• Реєстрація ПРРО до подання 20-ОПП. Спершу завжди реєструється торгова точка.
• Розбіжності в даних. Адреса, назва чи ідентифікатор об’єкта в 1-ПРРО мають збігатися з 20-ОПП.
• Неправильний ідентифікатор ключа касира у 5-ПРРО — програма не побачить касу.
• Прострочений КЕП. Після завершення строку дії сертифіката касира потрібно зареєструвати новий ключ.
• Реєстрація в останній момент. Опрацювання форм займає час — починайте до першого продажу.
• Не закрита зміна. Зміна не може тривати понад 24 години, а Z-звіт потрібно формувати щодня, коли були продажі.

Як закрити або перереєструвати ПРРО

Щоб скасувати реєстрацію ПРРО, у формі №1-ПРРО у пункті «Дія» оберіть «Скасування реєстрації», попередньо закривши зміну. Зміни в даних (назва каси, режим роботи) вносяться тією ж формою з позначкою «Зміни». Якщо закривається сама торгова точка, подайте форму №20-ОПП з кодом ознаки 6. Касира, який звільнився, виключають повідомленням №5-ПРРО з позначкою «Скасування».

Порушення порядку застосування РРО може призвести до штрафів, тому корисно знати й судову практику — про це в матеріалі мільйонний штраф за РРО: чому бізнес виграє суди. Детальні роз’яснення податкова публікує на офіційному сайті ДПС.

Часті запитання

Які форми потрібно подати для реєстрації ПРРО?

Спочатку подається форма №20-ОПП про об’єкт оподаткування (торгову точку), потім заява №1-ПРРО про реєстрацію самого програмного РРО, після чого — повідомлення №5-ПРРО з даними ключа КЕП касира. Усі форми можна подати через Електронний кабінет платника або безпосередньо з програми ПРРО.

Скільки коштує реєстрація ПРРО?

Реєстрація в податковій безкоштовна. ДПС також пропонує безкоштовний програмний РРО. Платними можуть бути лише комерційні програми ПРРО з додатковими функціями — обліком товарів, інтеграцією з інтернет-магазином чи терміналом.

Чи можна використовувати один КЕП для ФОП і касира?

Технічно так: ФОП може працювати касиром зі своїм ключем. Але для безпеки й зручності рекомендують окремий ключ для касира — тоді ключ, яким підписуються звіти та податкові документи, не використовується щодня на касі.

Скільки часу займає реєстрація ПРРО?

Самі форми заповнюються за 15–30 хвилин. Після подання ДПС опрацьовує їх і надсилає квитанції; фіскальний номер ПРРО з’являється після реєстрації каси. Зазвичай весь процес займає до одного робочого дня, тому починайте реєстрацію заздалегідь, до першого продажу.

Хто може не застосовувати ПРРО?

ФОП першої групи єдиного податку не зобов’язані застосовувати РРО чи ПРРО. Також є перелік видів діяльності та ситуацій, звільнених від обов’язку, визначений законодавством. Перед початком роботи уточніть свою ситуацію в податковій або в бухгалтера.

Чи можна зареєструвати ПРРО на домашню адресу?

Так, якщо діяльність ведеться без стаціонарної точки (наприклад, виїзна торгівля чи доставка), ФОП може подати форму №20-ОПП, вказавши місце проживання як об’єкт оподаткування, і зареєструвати ПРРО на нього.

Інформація актуальна станом на вересень 2026 року. Форми та вимоги можуть змінюватися — перевіряйте актуальні бланки в Електронному кабінеті платника.

Поділитися

Запостити

Зберегти